PaperlessNGX ist ein Dokumenten Management System, welches gescannte Dokumente oder fotografierte Dokumente speichert und durchsuchbar macht. Zusätzlich zu der Texterkennung (OCR) welches Paperless für jedes Dokument durchführt, bietet es auch die Möglichkeit die Dokumente zu Taggen, Personen zuzuordnen, zusätzliche Felder hinzuzufügen und sogar eine Automatische Zuweisung anhand von bestimmten Texten einzurichten. So ist es Möglich z.B. automatisch Arztrechnungen zu sortieren oder die Gehaltsabrechnung zu erkennen und entsprechend zu markieren.
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Wenn man das Dokument gefunden hat, welches man sucht kann man natürlich das Dokument direkt im Browser oder in der App öffnen. Man kann das Dokument anschauen, herunterladen oder direkt über Paperless an jemand anderes freigeben. Dieser Freigabelink kann ebenfalls auch ein Ablaufdatum haben.
Möchte man ein oder mehrere Dokumente in Paperless hinzufügen werden alle Dateien per Drag&Drop in das Fenster wo Paperless geöffnet ist reingezogen und werden dann automatisch erkannt und vom System verarbeitet. Anschließend werden die Dokumente in der Dokumente übersicht angezeigt und sind bereit für weitere Einstellungen.
Weitere Einstellungen sind z.B. das Ausstellungsdatum, Tags oder der Dokumententyp. Hier kann auch eine Archivseriennummer (ASN) eingegeben werden, welche man selber benutzen kann die Dokumente im original wieder zu finden.
Die suche ist relativ einfach. Es gibt ein DropDown Feld wo man Einstellen kann worin gesucht wird. Hier ist es Möglich nach dem Titel des Dokuments zu suchen (Dateiname) oder nach dem Titel und dem Inhalt. Man kann hier natürlich auch nach der ASN suchen.
Der Korrespondent ist der Aussteller des Dokuments oder der Empfänger, je nachdem wie man es für sich klar macht oder es besser wieder findet. Ist das Dokument z.B. von der Sparkasse oder der LBS-Versicherung so kann das Dokument entsprechend zugeordnet werden. Paperless bietet die Möglichkeit das ganze selbst zu erkennen und normalerweise funktioniert das ganze auch sehr zuverlässig.
Sind von dem Korresponden nur wenige Dokumente verfügbar, so kann man auch mit Gruppen arbeiten. So umfasst die Gruppe Handwerker einfach alle Handwerker, anstatt für jeden Handwerker ein eigenen anzulegen. Damit man die Gruppen von den anderen unterschieden kann bietet es sich hier an ein Prefix voranzustellen um eine Gruppe zu kennzeichnen. Ich mache das gerne mit einem g_ (welches dann für Gruppe steht).
Der Dokumenttyp ist einfach zu erklären. Typische Beispiele für Dokumenttypen sind:
Wichtig hierbei ist, dass es unabhängig vom Korresponden ist! Das heißt Rechung Versicherung ist schlechter als einfach nur Rechnung. Auch hier kann man ein Sonstiges einbauen, welches aber meistens nicht notwenig ist. Die Dokumententypen sind zwar gut und hilfeich zu pflegen, trotzdem sucht man selten nach einem Angebot ohne weiteren Kontext.
Tags sind die einzigen Metadaten die einem Dokument mehrfach angehangen werden kann. So kann ein Dokument nur eine Rechnung oder oder ein Vertrag sein. Das ist die große Stärke von tags, da es nur digital geht. Man kann ein Dokument im echten Leben nämlich nur einem Ordner zuordnen. Tags sind dann hilfreich, wenn man sie trotzdem sparsam einsetzt und z.B. für die Steuer der verschiedenen Jahre oder fürs Homeoffice einsetzt. So können wir, wenn wir alles suchen möchten was mit HomeOffice zu tun hat einfach danach suchen und im Jahr 2025 einfach nach dem Tag Steuererklärung 2024 und finden für uns alle relevanten Daten.
Die Freigabe für dritte erfolgt durch das erstellen eines Freigabelinks. Dieser Link verweist lediglich auf das Dokument und es ist nicht mehr ersichtlich ob es sich dabei um eine PaperlessNGX Freigabe handelt. Die Links können jederzeit wieder gelöscht werden und paperless bietet die Möglichkeit, das die Links von alleine ablaufen nach 1 Tag, 7 Tagen, 30 Tagen oder nie.
Um einen Link zu erstellen klickt man das gewählte Dokumente an und geht rechts oben in die Ecke Linkfreigabe. Hier kann man so einen Link erstellen oder die Links löschen lassen.